Belizablog

O Microsoft Bookings é um aplicativo online que permite gerenciar e agendar compromissos com clientes, fornecedores, parceiros ou qualquer outra pessoa. Com o Bookings, você pode criar um calendário personalizado para o seu negócio, serviço ou atividade, e disponibilizá-lo online para que as pessoas possam marcar horários com você de forma simples e rápida. Você também pode gerenciar as reservas, enviar lembretes, confirmar ou cancelar compromissos, e sincronizar o seu calendário com o Outlook ou outros aplicativos. Ele é um dos aplicativos disponíveis no menu no canto superior esquerdo – o famoso menu waffle. – se ele não aparecer, verifique com o seu administrador.

Para começar a usar o Bookings, você precisa criar uma página de reservas para o seu negócio, serviço ou atividade – você verá como criar a página no tópico “Outras configurações”. Nessa página, você pode definir o nome, a descrição, o logotipo, o horário de funcionamento, os serviços oferecidos, os funcionários disponíveis, as políticas de cancelamento e outras informações relevantes. Você também pode personalizar a aparência e o layout da página, escolhendo as cores, as fontes e as imagens que preferir.

Depois de criar a sua página de reservas, você pode compartilhá-la online com os seus clientes, fornecedores, parceiros ou qualquer outra pessoa que queira agendar um compromisso com você. Você pode enviar o link da página por e-mail, redes sociais, mensagens ou qualquer outro canal de comunicação. Você também pode incorporar a página ao seu site ou blog, se tiver um.

Quando alguém acessa a sua página de reservas, pode ver os serviços que você oferece, os horários disponíveis, os funcionários que podem atendê-lo e outras informações úteis. A pessoa pode então escolher o serviço, o horário e o funcionário que deseja, e preencher os seus dados de contato. Ao confirmar a reserva, a pessoa recebe um e-mail de confirmação com os detalhes do compromisso e um link para cancelar ou alterar a reserva, se necessário. Você também recebe um e-mail de notificação com a nova reserva, e pode ver todas as reservas no seu calendário do Bookings. Você pode gerenciar as reservas, alterar ou cancelar compromissos, enviar lembretes, adicionar notas, atribuir tarefas e muito mais. Você também pode sincronizar o seu calendário do Bookings com o seu calendário do Outlook ou outros aplicativos, para evitar conflitos de horários e manter a sua agenda atualizada. E agora vem a parte mais interessante – na minha opinião – dessa ferramenta: chega daquelas idas e vindas de e-mails com clientes falando: me passe 2 ou 3 possibilidades de agenda para tentarmos encaixar com a nossa disponibilidade. No Bookings, você consegue gerar um link com as suas opções de agenda e deixá-lo na assinatura do seu e-mail. Segue o passo a passo:

• Clique em “Compartilhar” e depois, “Configurações de assinatura de e-mail”

• Escolha qual assinatura você deseja colocar o link de reservas ou crie uma nova 💡

Quando a pessoa recebe seu e-mail e clica no link da assinatura, ela é direcionada para uma página como abaixo. Basta a pessoa selecionar o tipo de reunião desejada – você pode programar várias possibilidades de duração de agenda – e as opções de dia e disponibilidade serão devidamente exibidas.

Ao selecionar o dia e horário desejado, o Bookings apresenta um pop-up:

Quando a pessoa finaliza o processo de marcação, o convite é automaticamente disparado para você e o compromisso fica salvo na sua agenda! Simples, rápido e eficaz.

Quais são os benefícios do Microsoft Bookings?

O Microsoft Bookings oferece vários benefícios para quem precisa gerenciar e agendar compromissos com facilidade e eficiência. Alguns dos benefícios são:

• Economia de tempo: você não precisa mais gastar tempo atendendo ligações, respondendo e-mails ou enviando mensagens para marcar, confirmar ou cancelar compromissos. O Bookings faz isso por você, de forma automática e integrada.
• Conveniência: você pode oferecer aos seus clientes, fornecedores, parceiros ou qualquer outra pessoa a possibilidade de marcar horários com você a qualquer hora e de qualquer lugar, pelo computador ou pelo celular. Você também pode ajustar a sua disponibilidade e os seus serviços conforme a sua necessidade.
• Profissionalismo: você pode criar uma página de reservas com a sua identidade visual, que transmita confiança e credibilidade aos seus clientes. Você também pode enviar e-mails personalizados, com o seu logotipo e as suas informações de contato, para confirmar e lembrar os compromissos.
• Flexibilidade: você pode usar o Bookings para qualquer tipo de negócio, serviço ou atividade que envolva agendamento de compromissos, como consultorias, salões de beleza, academias, escolas, clínicas, oficinas etc. Você também pode usar o Bookings para eventos internos, como reuniões, treinamentos, entrevistas etc.

Outras configurações do Bookings

Para usufruir ainda mais dos recursos do Microsoft Bookings combinados com o Outlook, clique na engrenagem no canto superior direito da sua tela e veja opções como:

• Definir seu período de trabalho

No pop-up exibido, vá até a opção “Calendário” e depois em “Horas de trabalho e localização”. Aqui você definir a sua jornada de trabalho, horário de início, término e dias disponíveis.

• Criar página de agenda combinada com a sua equipe – olha que opção incrível!

Você pode montar a sua página de calendário da equipe com um nome, sua logo, o tipo de empresa e o horário de atendimento.

Os tipos pré-definidos são:

• Saúde
• Recrutamento
• Suporte de TI
• Educação
• Serviços financeiros
• Vendas
• Outro

Depois disso, basta selecionar os membros da sua equipe, dar um nome ao tipo de serviço oferecido e pronto! Você tem uma página para divulgar aos seus clientes. 😊

• Criar opções de duração de agenda – modelos

A criação de tipos de reunião padrão já fazem com que os compromissos criados caiam corretamente na sua agenda, devidamente categorizados, com tempo determinado e com a possibilidade de entrega de lembretes da reunião.

Se você, assim como eu, tem dificuldade na organização de agenda com seus clientes, experimente usar o Bookings para agilizar o processo de definição de reuniões. Eu estou usando por aqui e estou bem satisfeito com o resultado e, por ser parte da assinatura do Microsoft 365, acho que vale a pena dar uma chance a ele.